Digitale factuurverwerking
Automatiseer je factuurstroom en bespaar tijd, geld en fouten
Handmatige verwerking van facturen is foutgevoelig, tijdrovend en vaak inefficiënt. Met digitale factuurverwerking van Smart Office Center kiest u voor snelheid, controle en overzicht. Wij helpen organisaties bij het automatiseren van inkomende en uitgaande factuurstromen, van scan tot goedkeuring en archivering.
Wat is digitale factuurverwerking?
Digitale factuurverwerking is het proces waarbij inkomende facturen automatisch worden ingelezen, herkend, gecontroleerd en verwerkt in uw boekhoud- of ERP-systeem. Geen losse papieren meer, geen handmatig overtypen, geen stapels op het bureau maar een gestroomlijnde workflow met volledige controle.
De voordelen op een rij
✅ Automatische herkenning van factuurgegevens (OCR)
✅ Snelle goedkeuringsflows binnen uw organisatie
✅ Directe koppeling met uw boekhoudsysteem
✅ Minder kans op fouten of dubbele betalingen
✅ Altijd inzicht in de status van facturen
Hoe werkt digitale factuurverwerking?
Facturen komen binnen via post of e-mail. Met onze softwareoplossing worden ze automatisch gescand (indien nodig), herkend en geclassificeerd. Relevante gegevens zoals leverancier, factuurnummer, bedrag en btw worden uitgelezen en klaargezet voor controle of automatische verwerking. Na goedkeuring worden de facturen digitaal opgeslagen, gekoppeld aan de juiste boeking en eventueel doorgezet naar het archief of documentmanagementsysteem.
Onderdeel van een veilige en efficiënte documentstroom:
☑️ Volledige traceerbaarheid
☑️ Toegangsrechten en gebruikersrollen
☑️ Naleving van fiscale bewaartermijnen
☑️ Integratie met systemen zoals Exact, AFAS, Twinfield en meer
Waarom digitale factuurverwerking?
Tijdbesparing & efficiëntie
Wat voorheen uren kostte, is nu binnen enkele minuten geregeld – zonder fouten of herhaling.
Betere controle & inzicht
Altijd realtime inzicht in openstaande facturen, goedkeuringen en cashflow. Geen verrassingen.
Minder fouten & risico
Automatische herkenning voorkomt invoerfouten en dubbele betalingen. Alles wordt gelogd en gecontroleerd.
Geschikt voor elke organisatie
Van kleine ondernemingen tot grote organisaties: wij stemmen de oplossing af op uw processen, systemen en schaalgrootte.
Onze aanpak
Bij Smart Office Center denken we verder dan alleen de software. We brengen jouw bestaande processen in kaart, adviseren over de optimale workflow en zorgen voor een soepele implementatie. Je krijgt een oplossing die naadloos aansluit op jouw organisatie inclusief training, ondersteuning en koppelingen met jouw bestaande systemen.
Of het nu gaat om één vestiging of een complete groep, wij leveren schaalbare en betrouwbare oplossingen die met je meegroeien.
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag direct een vrijblijvende offerte aan of plan een kennismakingsgesprek. We denken graag met je mee!
Veelgestelde vragen over digitale factuurverwerking
Wat als leveranciers hun facturen nog per post sturen?
Geen probleem. Papieren facturen kunnen eenvoudig worden gescand. Ons systeem herkent de gegevens automatisch, zodat ook deze facturen digitaal worden verwerkt.
Kan digitale factuurverwerking gekoppeld worden aan mijn boekhoudsoftware?
Ja, wij zorgen voor een koppeling met je bestaande boekhoudsysteem. Of je nu werkt met Exact, AFAS, Twinfield of een ander pakket – wij zorgen dat alles automatisch wordt doorgestuurd.
Is digitale factuurverwerking veilig?
Zeker. Jouw factuurdata wordt opgeslagen volgens de beveiligingsstandaarden, met toegangsbeheer en back-ups. Dat maakt het ook makkelijk om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten.